Đã bao giờ bạn cảm thấy Sơ đồ tổ chức của công ty mình mới chỉ là một bản vẽ khô cứng theo một mô hình nào đó được bạn cho là phù hợp và được kẹp trong bộ hồ sơ công ty? Bạn hãy đọc, suy ngẫm và thử áp dụng một số thay đổi theo gợi ý của bài biết này để gắn kết các bộ phận trong công ty, giúp chúng vận động thật nhịp nhàng:

1. Xác định mục tiêu chung

• Xây dựng mục tiêu chung cho toàn công ty và phân bổ chúng xuống các phòng ban, bộ phận bên dưới. Từ đó, có những mục tiêu công ty đồng thời sẽ trở thành mục tiêu của một vài phòng ban, hoặc nhóm phòng ban cụ thể. Đây chính là sợi dây kết nối, dẫn dắt các phòng ban cùng vận hành để hướng đến kết quả chung tốt đẹp.

• Sau khi cam kết các chỉ tiêu cụ thể với Ban lãnh đạo, cấp quản lý các phòng ban cần truyền thông rõ ràng, cập nhật thường xuyên về kết quả thực hiện trong từng giai đoạn tới nhân viên vì đây là đội ngũ có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành bại của kết quả hoạt động kinh doanh, họ cần bám sát hướng đi và điều chỉnh các mối tương tác công việc sao cho có hiệu quả nhất.

2. Xác định rõ trách nhiệm

• Thiết lập ma trận phân nhiệm trong nội bộ phòng, bộ phận hay trong các quy trình liên phòng ban là một việc rất cần thiết. Nó sẽ giúp mỗi thành viên hiểu rõ trách nhiệm của mình, của đồng nghiệp và các đối tác cùng làm việc. Và dựa trên đó, các bên sẽ xác định rõ công việc, giới hạn quyền hạn của mình, cũng như nhìn thấy rõ kết quả chung sẽ không đạt được nếu một trong các bên không hoàn thành nhiệm vụ đã được phân công.
• Một bản ma trận chi tiết còn hỗ trợ cho nhân viên của mỗi phòng ban, đặc biệt các thành viên là mới gia nhập công ty, nắm bắt các đầu mối cần liên hệ để chủ động kết nối và giải quyết các công việc liên quan mà không bị hoang mang, bối rối. 

3. Xây dựng và duy trì các cơ hội tương tác

3.1 Giao tiếp cởi mở

• Cần tạo dựng văn hóa giao tiếp cởi mở, thân thiện ở mọi phòng ban. Khi đó, các thành viên trong phòng ban hay công ty sẽ nhanh chóng tiếp cận và nắm bắt được mong muốn, suy nghĩ và quan điểm của nhau về các vấn đề phát sinh trong công việc, thậm chí dự báo được các xung đột trong nội bộ phòng hoặc các phòng ban khác. 
• Khi mỗi thành viên cảm thấy mình đang được làm việc trong một môi trường có sự tôn trọng, luôn được lắng nghe, chia sẻ, được phản hồi tích cực không chỉ tại phòng ban mình làm việc, mà ở mọi nơi trong công ty thì chắc chắn động lực gắn kết của họ sẽ gia tăng.

3.2 Thường xuyên gặp gỡ

• Cơ hội gặp gỡ, trao đổi thường xuyên thông qua các cuộc họp hàng tuần, hàng tháng, trực tiếp hoặc online sẽ giúp các thành viên cập nhật thông tin về công việc của nhau, hiểu được những vướng mắc, khó khăn mà đồng nghiệp hoặc đối tác đang gặp phải, để cùng nhau đưa ra những phản hồi, động viên, tạo động lực cho nhau, hoặc cùng tìm kiếm những giải pháp, phương án phù hợp, hiệu quả nhất cho tất cả các bên.

3.3 Chia sẻ thông tin

• Việc chia sẻ và tiếp nhận các nguồn tài liệu gồm các quy định, chính sách, quy trình, tài liệu hướng dẫn, đào tạo về chuyên môn, kỹ năng… thông qua các nền tảng kết nối hoặc các kênh truyền thông nội bộ sẽ giúp cho mọi thành viên trong công ty dễ dàng nắm bắt, hiểu rõ và làm đúng theo các quy trình, quy định, hạn chế các rủi ro có thể xảy ra bản thân cũng như đồng nghiệp trong quá trình làm việc, đồng thời cũng là nguồn kiến thức sát thực để mỗi cá nhân tiếp tục học hỏi, mở rộng năng lực nghề nghiệp của mình.

3.4. Hạn chế sự ngăn cách 

• Việc đặt phòng ban ở những vị trí riêng biệt trong công ty có vẻ hợp lý về tính logic nhưng vô hình chung sẽ gây ra cảm giác cách biệt giữa các thành viên. Xu hướng chuyển đổi sang mô hình văn phòng làm việc mở với sự hỗ trợ của các nền tảng kết nối online đang được nhân rộng vì trong không gian đó, các thành viên sẽ dễ dàng nhìn, giao tiếp thuận tiện và xử lý công việc nhanh hơn.

Nguồn: Kade Hoang